従来のやり方に捉われない。
中川 望Nozomi Nakagawa

常に業務のアップデートを図る。

DPサービスデスクの重要な役割の一つが、「多様化した業務の標準化推進」です。目指すのは効率と品質の向上。業務中のインシデントやジレンマ（困りごと）は記録を残して見える化し、社内外との事例共有による改善活動を日々行っています。

私自身、印象に残っている改善が二つあります。一つは、案件のタスク管理ツール。それまで手作業で一件一件組み立てていた業務日程が、納期を入力するだけで一度に算出できるようになった。これによって作業時間が半減したうえ、手作業による入力ミスもなくなりました。改善の魅力に気づいた瞬間でした。もう一つが、それまで個人で使い回していたメールの定型文を、汎用的に使えるテンプレートとして登録したメール本文作成ツールです。自分が行った改善であるこのツールを、社内のメンバーが活用してくれているのを知った時は嬉しかったですね。

私の改善力はまだまだで、先輩方に「このやり方にしている理由は？」「この作業は本当に必要？」と言われてハッと気づくことも多く、改善を考える際にはかなり頭を使います。それでも、実際に行った改善の効果を実感することができたときは楽しくて、もっと改善のアイディアを自発的に出せるようになりたいですね。この方法が最適か？もっと良い方法はないか？どうしたらお客様や社内の次工程のためになるか？と常に自分に問いかけながら仕事をすることで、環境も自分自身もアップデートできるようになりたいです。

伝えることの難しさと楽しさ。

福島印刷には、「ミスをした人の問題ではなく、仕組み自体に問題がある」という考えが根付いています。以前、作業ミスとセルフチェックの甘さから、お客様にまったく関係のない資料を送ってしまったことがありました。あの時は本当に落ち込みました。それでも、上司は「もともと正しく整理がされていなかった。このままでは誰でも同じミスをする可能性がある」と、仕組みのどこに問題があったのか、どう改善すれば同じことが起きないのかを一緒に真剣に考えてくれました。そのおかげで自信を失いかけるような失敗体験でも、結果的に課の業務リスクを減らすことに貢献できた、という成功体験へと繋げることができました。落ちたままで終わらなかった。この経験があるからこそ、従来のやり方に捉われず、常に思考をブラッシュアップし続けることが重要だと感じています。

DPサービスデスクは窓口として、お客様からの情報を社内へ発信する役割も担っています。ここで伝達漏れや誤りが発生すると、その後の工程すべてに影響を及ぼしてしまうので、緊張感は大きいです。その一方で、お客様のご要望や心配ごとを直接うかがって、ご提案ができるのは楽しいですね。「文字を大きくする」という指示一つとっても、お客様から直接「文字が小さくて読みにくいとエンドユーザーから言われたことがあって…」と、修正の理由までおうかがいできるようになったことで、なぜその作業が必要なのかの理解が深まりました。指示の背景にあるお客様の気持ちを、そのまま社内へと伝えられるように。どのように表現すれば認識の齟齬なく情報を伝達することができるのか。伝えることの難しさと楽しさを日々実感しています。